Komisyonların Çalışma Esasları

Teknik Komisyon

Güliz Özçelebi – Panelsan A.Ş. / Komisyon Başkanı
Adem Can – Nuh Panel A.Ş.
Adem Çağlayan – Atermit A.Ş.
Aptullah Şahin – Assan Panel A.Ş.
Deniz Kaan Tongal – Teknopanel A.Ş.
Enver Kaya – Teknopanel A.Ş.
Erşen Bay – Mekpan Panel Ltd. Şti.
Gürsel Türkoğlu – Aluform Pekintaş A.Ş.
Hüseyin Can Aras – Assan Panel A.Ş.
Murat Nal – İzocam A.Ş.
Yunus Nadi Lim – Kingspan A.Ş.

BÖLÜM 1: AMAÇ, KAPSAM ve TANIMLAR

Madde 1:  Amaç
Bu şartname: PANELDER’in hedeflerine öngörülen zamanda ulaşabilmesi için tüm Komisyonlarından beklenen verimli çalışma ortamının ve etkinliğinin sağlanarak netice alınması maksadıyla izlenecek usul ve esasları belirlemektedir.

Madde 2: Kapsam
Aşağıda belirtilen hususlar PANELDER?de hâlihazırda mevcut ve ilerde kurulabilecek yeni komisyonlar ile bu komisyonların alt çalışma gruplarını kapsar.

Madde 3: Tanımlar

Komisyon: Kuruluş amacında belirtilen hedeflere yönelik çalışmaları; bilimsel ilkeleri, ulusal/uluslararası standart ve yönetmelikleri, günün ticari koşullarını esas alarak, kendi şirket menfaatlerinden önce ülke ve sektör menfaatlerini ön planda tutacak biçimde üyelerinin uzmanları vasıtasıyla yürüten PANELDER tüzüğünde tanımlanmış resmi organdır.

Komisyon Başkanı: PANELDER Kuruluş amaçlarında belirtilen hedeflerin sağlanması için başkanlığını yaptığı komisyonun çalışmalarının düzeninden, kararların alınmasından ve zamanında Yönetim Kuruluna raporlanmasından 1. derecede sorumlu komisyon üyesidir.

Komisyon Başkan Yardımcısı: PANELDER Kuruluş amaçlarında belirtilen hedeflerin sağlanması için başkan yardımcılığını yaptığı komisyonun çalışmalarının düzeninden, kararların alınmasından ve zamanında Yönetim Kuruluna raporlanmasından 2. derecede sorumlu komisyon üyesidir.

Komisyon Üyesi: Gönüllülük esasına göre komisyon çalışmalarının yürütülmesine bilgi ve deneyimi ile katkıda bulunan PANELDER üyesi firmalarca atanmış ilgili uzman veya PANELDER çalışanıdır.

Davetli Komisyon Üyesi: PANELDER üyesi olmayan kurum ve kuruluşlarda görev yapan komisyon kararı ile gönüllülük esasına göre yürütülen çalışmalara davet edilmesi uygun görülen ilgili uzmandır.

Sekretarya: Komisyon çalışmalarında koordinasyonu sağlayan, toplantı öncesi ve sonrası hazırlıkları yapan PANELDER çalışanlarıdır.

Olağan Komisyon Toplantıları: Kuruluş amaçlarında tanımlanan hedefleri elde etmek maksadıyla, komisyon üyeleri arasında uzlaşma sağlayarak karar almak yönünde ayda en az bir kere yapılan düzenli toplantılardır.

Olağandışı Komisyon Toplantıları: Olağan komisyon gündemi dışında resmi kurumlardan ivedilikle talep edilen konularda PANELDER görüşünün oluşturulması için gerçekleştirilen toplantılardır.

PANELDER Görüşü: Ele alınan herhangi bir konu ile ilgili olarak komisyon üyelerinin usulüne göre almış oldukları ve akabinde Yönetim Kurulunun onayından geçen karardır.

Karar Üye Sayısı: İlgili komisyondaki görüş bildirmeye ve oy vermeye yetkili olan ve her biri farklı bir firmayı temsil eden komisyon üyelerinin toplam sayısıdır.

Toplantı Tutanağı: Komisyon toplantılarında görüşülen konuları ve alınan kararları içeren belgedir.

Alt Çalışma Grupları: Özel bir ihtisas alanı gerektiren konularda detaylı şekilde çalışmalar yürüten komisyon üyelerinden oluşmuş özel birimdir.

Alt Çalışma Grubu Başkanı: Alt çalışma grubunun çalışmalarına başkanlık eden komisyon üyesidir.

3. Taraflar: PANELDER görüşüne başvuran Bakanlıklar, TSE, TMMOB, Belediyeler gibi kamu kuruluşları ile diğer karar mercileridir.

BÖLÜM 2: KOMİSYON ve ÜYELERİ İLE İLGİLİ GENEL ŞARTLAR

Madde 4: Komisyon ve Alt Çalışma Gruplarının Kurulması
Bir komisyonun kurulup faaliyete geçebilmesi için en az 5 farklı firmadan oluşan komisyon üyelerinin katılımı gereklidir. PANELDER profesyonelleri de gerektiğinde komisyon üyeliği, başkanlığı veya başkan yardımcılığı yapabilirler ve firma yetkilileri gibi oy kullanabilirler.

Geniş kapsamlı ihtisas alanlarında çalışmalar yürüten komisyonlarda, özel uzmanlık alanlarına göre alt çalışma grupları oluşturulabilir. Alt çalışma grupları en az 5 farklı firmadan oluşan komisyon üyelerinden oluşur. Alt Çalışma Grupları kendi içlerinden bir çalışma grubu başkanı seçer. Oluşturulan çalışma gruplarınca tamamlanan çalışmalar öncelikle bağlı olunan komisyonun onayından geçtikten sonra yönetim kuruluna bilgilendirme yapılır.

Madde 5: Komisyon Üyeliği, Komisyon Başkanlığı ve Başkan Yardımcılarının Belirlenmesi
PANELDER Olağan Genel Kurul’un ardından her yıl düzenli olarak yapılan “Komisyon Çalışmalarına Katılım” duyurusuna istinaden, üye firmaların atamış oldukları ilgili uzmanlarına dair komisyon ve erişim bilgilerini Dernek merkezine yazılı olarak ulaştırmaları ile komisyon üyeliği gerçekleşir. PANELDER üyelerinden Komisyonlara katılım için herhangi bir özel şart aranmaz.

Komisyon Başkanları ve Başkan Yardımcıları seçimli Genel Kurulu takip eden ilk Yönetim Kurulu toplantısında belirlenir.

Madde 6: Davetli Komisyon Üyeliği ve Diğer İşbirlikleri
Komisyonlara; bilgi birikimi ve deneyimi üst seviyede olan PANELDER üyesi olmayan kurum ve kuruluşlarda görevli teknik uzmanlar geçici veya sürekli olarak dâhil edilebilir. Komisyonun almış olduğu karar doğrultusunda davet edilecek kurum/kuruluşa dair bilgiler toplantı tutanağında yer alır. Komisyonun almış olduğu karar doğrultusunda Sekretarya söz konusu kuruluşla gerekli olan yazışmaları yaparak daveti gerçekleştirir.

Komisyonun gerekli görmesi durumunda PANELDER üyesi olmayan kurum ve kuruluşlar sadece bilgilendirme amaçlı olarak toplantılara davet edilebilir. Komisyonlar almış oldukları kararlara istinaden diğer Sivil Toplum Kuruluşları ve PANELDER Komisyonları ile birlikte ortak çalışma toplantısı düzenleyebilir.

Madde 7: Komisyon Adına Yapılan Görüşme ve Ziyaretler
Komisyon çalışmaları neticesinde oluşturulan ve Yönetim Kurulu onaylanmış PANELDER görüşünün karar mercilerine sözlü olarak aktarılması veya savunulması için Komisyon kendi içerisinde bazı üyelerini konuyla ilgili olarak görevlendirebilir.

Komisyonun almış olduğu karar doğrultusunda görevlendirilen komisyon üyeleri toplantı tutanağında yer alır. Komisyonun almış olduğu karar doğrultusunda Sekretarya 3. taraflarla gerekli olan yazışmaları yaparak bir toplantı organize eder veya davet edilen bir toplantıya komisyon adına katılacak olan kişilerin bilgilerini karşı tarafa bildirir.

Madde 8: Üyelik İptali
Yürütülen çalışmalara katılımın arttırılması ve sürekliliğin sağlanması amacıyla; geçerli bir mazeret belirtmeksizin üst üste 3 veya yıl içerisinde toplam 6 kez planlanan komisyon toplantılarına katılım sağlanmaması durumunda ilgili kişinin komisyon üyeliği iptal edilerek temsilcisi olduğu üye firmaya yazılı olarak bildirilir.

Komisyon başkanının başkan yardımcısı ile birlikte onay vermesi durumunda; üyeliği iptal edilen bir komisyon üyesinin bağlı bulunduğu firmanın yeni bir uzmanının komisyon çalışmalarında yer alması mümkündür. PANELDER’i yazılı olarak bilgilendirmek kaydıyla, üye firmalar işten ayrılma, görev değişikliği vb. nedenlerle yeni bir uzmanını komisyon üyesi olarak atayabilirler.

BÖLÜM 3: GÖREV, YETKİ ve SORUMLULUKLAR

Madde 9:  Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcılarının Görev, Yetki ve Sorumlulukları:
Komisyon çalışmalarının PANELDER Kuruluş amaçları paralelinde yürütülmesinden sorumlu olan Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcıları; ilgili komisyon faaliyetlerinin düzenli ve disiplinli bir şekilde uygulanmasını sağlamak, her bir komisyon üyesinin görüş ve önerilerinin komisyonca ele alınmasını temin ederek çalışmaların sadece bilimsel ve teknik unsurlar çerçevesinde demokratik bir şekilde yürütülmesini sağlamaktan sorumludur. Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcıları; komisyonca yürütülen çalışmalar ile ilgili raporlarını Yönetim Kuruluna periyodik olarak iletirler. Başkan ve Başkan Yardımcıları Yönetim Kurulunun daveti veya kendilerinin talebi ve gündeme alınmak kaydı ile Yönetim Kurulu toplantılarına katılarak bilgilendirme yapabiliriler.

Komisyon toplantılarına Başkan yoksa Başkan Yardımcısı başkanlık yapar.

Komisyon toplantılarının gündemi bir önceki toplantıda veya komisyon üyelerinin önerileri doğrultusunda Komisyon Başkanı ve Başkan Yardımcıları tarafından belirlenir. Komisyon üyeleri; toplantıda ele alınmasını istedikleri gündem maddelerini sekretarya aracığı ile Komisyon Başkanına bildirebilir. Komisyon Başkanının ve Başkan Yardımcısının önerilen gündem önerilerini kabul etme, etmeme, ileri bir tarihte konunun ele alınmasına gerekçelendirmek koşulu ile karar verme veya komisyon üyelerinin görüşlerine sunma hakkı vardır. Toplantı sonralarında sekretarya tarafından kaleme alınan toplantı tutanakları Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcısının onayının alınmasının ardından tüm komisyon üyelerine ulaştırılır.

Toplantıda genel ahlaka ve toplantı düzenini bozmaya yönelik davranışlar ortaya koyan bir üyenin toplantıdan ihraç edilmesi toplantıya başkanlık eden Komisyon Başkan veya Başkan Yardımcısının yetkisindedir.

Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcıları; oy çokluğunun sağlanamadığı durumlarda konuyu PANELDER Yönetim Kuruluna taşıyarak nihai PANELDER görüşünün oluşturulmasını sağlar. Komisyonların bütçe gerektiren faaliyetleri için komisyonlar PANELDER?in bütçe yapım döneminde faaliyetlerine göre hazırlayacakları bütçe taslaklarını yönetim kuruluna sunarlar. Tüm PANELDER Bütçesi Genel Kurul?da onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.
Komisyon tarafından oy çokluğu ile alınan kararlar Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcıları tarafından değiştirilemez, ancak gerekli gördüklerinde konuyu Yönetim Kuruluna taşırlar.

Madde 10: Komisyon Üyelerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları:
Komisyon üyeleri; ele alınacak gündem ile ilgili gerekli olan ön çalışmaları yaparak toplantılara düzenli olarak zamanında katılmak, tartışılan konulara bilimsel ve teknik unsurların çerçevesinde ve şahsi firma çıkarlarından çok, öncelikle ülke menfaatlerini göz önünde tutarak değerlendirmek, komisyon faaliyetlerinde aktif görev almak ve komisyon toplantılarına katılım ile ilgili sekretaryaya bilgi vermekten sorumludur. Komisyon üyeleri genel ahlaka ve tartışma adabına aykırı davranışlar sergileyemezler.

Madde 11: Sekretaryanın Görev, Yetki ve Sorumlulukları:
Komisyon toplantılarının Komisyon Başkanı veya Başkan Yardımcısının çağrısı ile düzenlenmesi, gerekli duyuruların yapılması ve tutanakların oluşturulmasına yönelik çalışmalar, Sekretarya tarafından yürütülür.

Sekretarya; toplantının yapılacağı dernek merkezindeki fiziki alt yapıyı hazırlar ve toplantı öncesi katılım sayısını Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcısına bildirir. Sekretarya komisyonlarda ele alınan konulara teknik unsurların çerçevesinde katkıda bulunabilir. Toplantı sonrasında tutanağı hazırlayarak Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcısının onayının alınmasının ardından, komisyon üyelerini bilgilendirmek sekretaryanın sorumluluğundadır.

Komisyonlarca ele alınacak konulara dair bilgiler komisyon üyelerine ulaştırıldıktan sonra; 3. taraflarca herhangi bir zaman kısıtlamasının olmaması durumunda komisyon üyelerinin sağlıklı bir biçimde değerlendirmelerini yapabilmeleri için en fazla 2 hafta süre tanınır. Sekretarya; PANELDER?e ulaşan olağan görüş taleplerinin Komisyona iletilmesinin yanı sıra Komisyon üyelerinin yazılı bildirimlerinin derlenerek komisyona aktarılması görevlerini ifa eder.

Sekretarya; oluşturulan PANELDER görüşünü Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcısının onayıyla 3. taraflara ulaştırılması,  3. Taraflar ile yapılacak olan toplantıların organize edilmesini sağlar.

BÖLÜM 4: OY HAKKI ve KOMİSYON KARARLARININ ALINMASINA DAİR KURALLAR

Madde 12: Komisyon Üyelerinin Oy Hakları
Komisyon kararlarının alınmasında oy hakkı firmalara aittir. Her bir üye firmanın sadece 1 oy hakkı vardır. Üye firmalar, birden fazla uzmanlarını görevlendirerek komisyon çalışmalarına destek olabilirler. Ancak bu durum firmaların oy hakkını arttırmaz.

Sekretarya görevindeki PANELDER profesyonelleri, komisyon üyeleri arasındaki koordinasyondan sorumludur, gündem ve konularla ilgili görüş bildirebilir, katkı verebilir ancak, karar alınması sürecinde oy hakkı yoktur. Davetli Komisyon Üyelerinin de karar alma sürecinde oy kullanma hakları bulunmaz.

Madde 13: Karar Alma
Komisyon üyelerinin görüşleri; Komisyon Başkan ve Başkan Yardımcısının onayları ile bildirilen süre içinde yazılı veya toplantılarda sözlü olarak alınır. Komisyon üyelerinin karar alma sürecine katılmaları; olumlu, olumsuz olarak görüş bildirmeleri ile sağlanır. Çekimser Kalanlar görüş bildirmemiş sayılır.

Herhangi bir konuda Komisyon kararları doğrultusunda PANELDER görüşünün oluşturulabilmesi için;
Karar üye sayısının;
–    en fazla 10 olduğu komisyonlarda karar alınabilmesi için komisyon üyelerinin en az %60’ının,
–    11 ve üzerinde olan komisyonlarda ise komisyon üyelerinin en az %50’unun karar sürecine yazılı veya sözlü olarak görüş bildirmesi gereklidir.

–    Komisyon kararları için görüş bildirenleri arasında en az 3/5 oy çokluğu aranır.

Örnek: Karar üye sayısı 15 olan bir komisyonda karar alınabilmesi için en az 8 üyenin görüş bildirmiş olması gereklidir.  Komisyonun kararı bu 8 üye arasından 3/5 çoğunluk aranarak oluşturulur. Yani en az 5 üyenin bildirmiş olduğu öneriler doğrultusunda PANELDER görüşü oluşturulur ve karara bağlanır.

Oy çokluğu ile alınan kararlarda genel kanaatten farklı bir görüş savunan üye firmaların (talep etmeleri durumunda) şerhleri komisyon tutanağında belirtilebilir. Buna karşılık 3. taraflara gönderilen PANELDER görüşünde sadece alınan kararlar esas alınır.

Karar aşamasında 3/5 oy çokluğunun sağlanamadığı durumlarda konunun önem derecesine göre komisyon başkanınca Yönetim Kurulunun görüşüne başvurulur. Yönetim Kurulunda alınan karar doğrultusunda PANELDER görüşü oluşturulur.

Komisyon kararlarını aldıktan sonra onay için yönetim kuruluna sunar. Yönetim kurulunca onaylanmamış kararlar PANELDER görüşü olarak 3. şahıslara bildirilemez.

Yönetim kurulu komisyon kararlarını değiştirebilir veya tümünü iptal edebilir ve bu durumda yönetim kurulu kararları geçerlidir. Komisyon çalışmalarında işleyişi zorlaştıracaktır

BÖLÜM 5: ÜYELERE YÖNELİK TEŞVİKLERE DAİR KURALLAR

Madde 14: Komisyon Çalışmalarının ve Faaliyetlere Katılımının Teşviki
Komisyon üyelerinin yürütülen çalışmalara aktif katkılarını arttırmak, üyelerin PANELDER tarafından düzenlenen veya yürütülen faaliyetlerde aktif görev almasını özendirerek aidiyet duygusunu pekiştirmek amacıyla aşağıda listelenen özendirici ve teşvik edici uygulamalar gerçekleştirilir.

*    Bir yıl içerisinde yapılan tüm komisyon toplantılarına (en az 8 toplantı sayısı) eksiksiz katılan komisyon üyelerine PANELDER Yönetim Kurulu Başkanının imzası ile teşekkür belgesi verilir.

*    2 yıl içerisinde yapılan tüm komisyon toplantılarına (en az 16 toplantı sayısı)  eksiksiz katılan komisyon üyelerine PANELDER Gecesinde plaket ile ödüllendirilir ve İZOLASYON DÜNYASI dergisinin “PANELDER’den” bölümünde yarım sayfa yer verilerek tüm sektöre tanıtılır.



Web Tasarım | GKD CMS v1.0